Vorsicht Baustellenprotokoll!

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Wer dem Inhalt eines Baustellenprotokolls nicht, wie im kaufmännischen verkehr üblich, widerspreche, müsse den Inhalt gegen sich gelten lassen. Schweigen auf ein Baustellenprotokoll gilt als Zustimmung

Fall:
Die Klägerin (Auftragnehmer) war im Rahmen eines sehr umfangrechen Bauvorhabens mit der Ausführung von Natursteinarbeiten beauftragt worden. Vor Beginn der Bauleistungen des Auftragnehmers kam es zu Verzögerungen durch andere Gewerke. Während einer Baubesprechung legten Auftragnehmer und Auftraggeber Ausfühungstermine fest, die in ein Baustellenprotokoll aufgenommen wurden. Der Auftragnehmer und ein von ihr beauftragter Subunternehmer hielten die Termine nicht ein, worauf der Auftraggeber wegen Verzugs kündigte. Der Auftraggeber bestritt, sich zur Terminvereinbarung verpflichtet zu haben. Die Klage auf Zahlung der Vereinbarten Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen wurde rechtskräftig abgewiesen.

Die Grundsätze über das kaufmännische Bestätigungsschreiben sind auf Baustellenprotokolle entsprechend anwendbar. Der Auftragnehmer muss daher dem Inhalt eines vom Auftraggeber erstellten Protokolls unverzüglich widersprechen, will er verhindern, dass sein Schweigen wie eine nachträgliche Genehmigung behandelt wird. Dies hat das Kammergericht mit Urteil vom 18.09.2012 – 7 U 227/11 mit Bestätigung durch den Bundesgerichtshof im Beschluss vom 11.10.2013 – VII ZR 301/12 (Nichtzulassungsbeschwerde zurückgewiesen) entschieden. Das Kammergericht stellt sich damit in eine Linie mit dem OLG Braunschweig, welches mit Urteil vom 20.12.2012 – 8 U 7/12 in gleichem Sinne die Verbindlichkeit von Festlegungen im Abnahmeprotokoll festgestellt hat. Grundlage für diese im Baugeschehen äußerst relevante Judikatur ist das Urteil des Bundesgerichtshofes vom 27.01.2011 – VII ZR 186/09.

Widerruf der Vollmacht des Teilnehmers einer Baubesprechung wohl kein Rettungsanker mehr

Baustellenprotokolle spielen auch in Baustreitigkeiten oft eine wesentliche Rolle. Weil die durch die Protokollierung im Prozess belastete Partei die mögliche Bedeutung des Protokollinhaltes aber nicht selten erst im Prozess erkennt, ist es für eine Korrektur zu spät, die Bauleistungen sind häufig bereits abgeschlossen. Möglicher Rettungsanker war dann in der Vergangenheit das Bestreiten der Vollmacht des an der Baubesprechung Teilnehmenden zur Abgabe rechtswirksamer Erklärungen bzw. Vereinbarung von rechtswirksamen Verpflichtungen. Der Prozessgegner war nun auf die Rechtsinstitute der Anscheins- bzw. Duldungsvollmacht verwiesen. Für die Gerichte bedeutete diese prozessuale Situation fast immer erheblichen (Mehr-)Aufwand aufgrund der daraus notwendigen Beweisaufnahme.

BGH: Inhalt des Baustellenprotokolls gleichzusetzen mit kaufmännischen Bestätigungsschreiben

Der BGH hat alldem mit seinem Urteil vom 27.01.2011 nun ein Ende gesetzt. Zunächst hält der BGH fest, dass immer dann, wenn im Vorfeld der Besprechung mit Inhalten mit vertragsrechtlicher Relevanz zu rechnen ist, von der (Anscheins-)Vollmacht des entsandten Mitarbeiters ausgegangen werden muss. Ferner setzt der BGH die Protokollierung einer solchen Besprechung im Ergebnis dem kaufmännischen Bestätigungsschreiben gleich, so dass nur der unverzügliche (beweisbare) Widerspruch zu einer Protokollierung sicher verhindern kann, dass diese nicht als Vertragsinhalt gilt.
Diese grundlegenden Aussagen des BGH greifen sowohl das Kammergericht a. a. O. wie auch das OLG Braunschweig a. a. O. auf, so dass davon auszugehen ist, dass sich die Instanzgerichtsbarkeit insgesamt künftig verstärkt auf die Wirksamkeit von Protokollierungen im Baugeschehen stützen wird.

Für die Baubeteiligten – und hierzu gehören sicherlich auch die Planungsbeteiligten – bedeutet das Urteil des BGH vom 27.01.2011 einen Paradigmenwechsel. Besprechungen mit ausschließlich technischem Inhalt ohne Vertragsrelevanz werden auch künftig die absolute Ausnahme bleiben. Auch die Konkretisierung des Entwurfs in einer bestimmten Ausführungsvariante wie ebenso die Vereinbarung eines Detailterminplans innerhalb des vertraglich verabredeten Rahmenterminplans haben vertragsrechtliche Relevanz, weil sie den Leistungsinhalt determinieren. Baubesprechungen erfassen regelmäßig die gesamte Baustelle, so dass auch deshalb kaum mit Erfolg auf ausschließlich technische Inhalte rekurriert werden kann. Schließlich legen nicht wenige Verträge formularmäßig fest, dass der jeweilige Vertragspartner auch in Baubesprechungen mit einem vertretungsberechtigten Vertreter anwesend sein muss.

Baustellenprotokolle sofort kontrollieren und ggf. unverzüglich widersprechen

Der einzig sichere Weg zur Vermeidung negativer Konsequenzen aus unzutreffenden Protokollierungen ist künftig die sofortige Kontrolle des Protokollinhalts und ebenso kurzfristig der dokumentierte Widerspruch. Dabei müssen sich alle Beteiligten vor Augen halten, dass bereits Interpretationsspielraum resultierend aus der Protokollierung in einem Jahre später geführten Prozess absehbar Vergleichspotenzial schafft. Die Planungs- und Baubeteiligten kommen folglich nicht umhin, künftig dem Schriftverkehr insgesamt noch mehr Aufmerksamkeit zu widmen. Den „Techniker“ dafür auch mit dem notwendigen Begriffsverständnis in rechtlicher Hinsicht auszustatten, wird noch mehr Augenmerk erfordern.

Praxistipps:

  • Bei Zusagen in Baubesprechungen ist grds. Vorsicht geboten
  • Gerichte greifen gerne auf Protokolle zurück um Zeit zu sparen (Zeugenvernehmungen nach langen Jahren meist wenig ergiebig)
  • Zugang des Protokolls beim Unternehmer muss beweisbar sein
  • Enthält das Baustellenprotokoll Fehler oder hat ein Teilnehmer an der Baubesprechung seine internen Befugnisse überschritten, muss unverzüglich Widerspruch erhoben werden

 

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